Política de Utilização, Titularidade e Tratamento de Dados

A presente Política estabelece as regras de utilização, tratamento, acesso, conservação, partilha, exportação, transferência e eliminação dos documentos e dados tratados através da plataforma Doconti.

Aplica-se aos Clientes profissionais, administradores, utilizadores autorizados, empresas associadas e demais utilizadores convidados, na medida das respetivas funções.

A Política é complementada pelo Acordo de Tratamento de Dados, que rege as situações em que a Doconti atua como subcontratante.

2.1. A Doconti não adquire propriedade sobre os documentos, conteúdos ou informações introduzidos na plataforma.

2.2. A utilização dos conteúdos pela Doconti está limitada às finalidades contratadas, instruções legítimas, obrigações legais e operações tecnológicas necessárias.

2.3. A Doconti não poderá comercializar, licenciar a terceiros para exploração independente ou utilizar os documentos para desenvolver bases de dados comerciais próprias.

2.4. A propriedade sobre documentos e os direitos de acesso ou utilização pertencem às pessoas ou entidades legalmente legitimadas, de acordo com a respetiva natureza e as relações jurídicas existentes.

2.5. A inclusão de um documento num ambiente da Doconti não altera, por si só, os direitos de propriedade, confidencialidade ou acesso legalmente existentes.

3.1. O Cliente é responsável por assegurar a legitimidade da recolha, introdução e tratamento dos documentos.

3.2. Compete ao Cliente determinar os procedimentos documentais exigidos pela legislação fiscal, contabilística, laboral e comercial.

3.3. A Doconti não valida automaticamente a autenticidade, regularidade fiscal ou suficiência jurídica dos documentos.

3.4. A receção de um documento na plataforma não comprova, isoladamente, o cumprimento das obrigações legais do gabinete ou da empresa associada.

3.5. A Doconti poderá disponibilizar comprovativos técnicos de receção, data, estado ou processamento, sem que estes equivalham a certificações públicas ou autenticações jurídicas.

4.1. Cada Cliente dispõe de um ambiente de trabalho sujeito a controlo de acessos.

4.2. Os conteúdos de um Cliente não serão disponibilizados a outro Cliente sem fundamento legítimo e autorização ou instrução válida.

4.3. O facto de dois gabinetes associarem o mesmo NIF não lhes confere acesso recíproco.

4.4. Uma entidade poderá estar associada a mais do que um gabinete quando existam relações profissionais legítimas.

4.5. A Doconti não presume que o primeiro gabinete a registrar um NIF possua direitos exclusivos sobre todos os documentos associados a essa entidade.

5.1. O Cliente é responsável por atribuir, manter e revogar as permissões dos seus utilizadores.

5.2. Os acessos deverão ser configurados segundo a necessidade funcional.

5.3. Um utilizador autorizado não poderá aceder a documentos que não integrem o âmbito das permissões atribuídas.

5.4. A Doconti poderá implementar categorias de acesso, incluindo administração, consulta, carregamento, validação, organização e exportação.

5.5. A alteração das permissões produz efeitos sobre os acessos futuros, sem necessariamente eliminar registos históricos das operações anteriormente realizadas.

6.1. As empresas associadas poderão receber convites, ligações ou acessos específicos para entrega de documentos.

6.2. O convite não constitui uma subscrição autónoma da Doconti.

6.3. O destinatário deverá aceder apenas às funcionalidades expressamente autorizadas.

6.4. O Cliente que emite o convite é responsável por determinar a finalidade do pedido e pela sua legitimidade.

6.5. A Doconti poderá aplicar mecanismos de autenticação, expiração de ligações, limitação de acesso e prevenção de utilização abusiva.

6.6. A empresa convidada não adquire automaticamente acesso integral ao ambiente do gabinete ou aos seus documentos internos.

6.7. A empresa poderá exercer direitos legais de acesso e proteção de dados perante a entidade responsável competente, sem prejuízo das obrigações de assistência da Doconti.

7.1. A Doconti poderá integrar documentos recebidos através de correio eletrónico, canais de comunicação, serviços externos, APIs ou carregamento manual, desde que a funcionalidade correspondente esteja disponível e autorizada.

7.2. O Cliente é responsável pela legitimidade da integração, pelo respeito das condições dos serviços externos e pela autorização de acesso.

7.3. A Doconti poderá deixar de suportar integrações que apresentem riscos de segurança, incompatibilidades ou restrições impostas pelos respetivos fornecedores.

7.4. Não existe garantia de receção de todos os documentos enviados através de redes, contas ou sistemas que estejam fora do controlo da Doconti.

7.5. Documentos não recebidos, rejeitados ou incorretamente processados deverão ser identificados e tratados de acordo com os mecanismos disponíveis e a repartição legal de responsabilidades.

8.1. Compete ao responsável pelo tratamento determinar os prazos apropriados de conservação, tendo em conta as obrigações legais aplicáveis.

8.2. A legislação fiscal e contabilística portuguesa estabelece obrigações específicas de conservação documental, que podem atingir ou ultrapassar dez anos, dependendo do regime jurídico e do tipo documental.

8.3. A Doconti não assume automaticamente a obrigação legal de arquivo a longo prazo quando essa obrigação recaia sobre a empresa, o contabilista ou outra entidade.

8.4. A contratação da Doconti não exonera o Cliente de manter procedimentos adequados de conservação, exportação e recuperação de documentos.

8.5. A conservação na plataforma depende da relação contratual ativa, dos períodos de saída, das instruções válidas do responsável pelo tratamento e das obrigações legais aplicáveis à Doconti.

9.1. O Cliente poderá exportar os documentos que esteja legitimamente autorizado a consultar e retirar da plataforma.

9.2. A exportação será efetuada através dos meios e formatos disponibilizados pela Doconti.

9.3. Sempre que tecnicamente viável, a exportação normal deverá preservar os ficheiros originais e os metadados essenciais para identificação e organização.

9.4. A Doconti não está obrigada a fornecer o seu código-fonte, algoritmos proprietários, estruturas internas confidenciais ou ferramentas de processamento como parte de uma exportação.

9.5. A exportação não elimina automaticamente os documentos da plataforma.

9.6. A Doconti poderá exigir autenticação reforçada para operações de exportação massiva.

10.1. Princípio geral

A cessação de uma relação entre uma empresa e o seu contabilista não produz transferência automática da documentação para outro gabinete.

10.2. Proteção da confidencialidade

A Doconti deverá proteger a informação profissional e comercial do gabinete anterior, assim como os dados pessoais e documentos sobre os quais existam direitos de terceiros.

10.3. Legitimação do pedido

Qualquer transferência deverá basear-se em fundamento jurídico apropriado e em instruções de entidade competente ou legalmente autorizada.

Poderá ser exigida prova da identidade e dos poderes de representação do requerente.

10.4. Delimitação documental

Deverão ser diferenciados, conforme o caso:

• a) Documentos originais pertencentes à empresa ou que esta tenha direito a receber;
• b) Documentos contabilísticos cuja disponibilização seja legalmente exigível;
• c) Documentos pessoais sujeitos ao RGPD;
• d) Documentos internos do gabinete;
• e) Notas, modelos, metodologias e outros elementos protegidos por direitos de propriedade intelectual ou confidencialidade;
• f) Registos de auditoria e segurança da própria Doconti.

10.5. Transferência seletiva

A Doconti poderá aplicar procedimentos de exportação ou transferência seletiva, limitados aos dados abrangidos por direitos e instruções legítimos.

10.6. Conflitos entre intervenientes

Caso existam instruções incompatíveis ou uma disputa fundamentada, a Doconti poderá requerer esclarecimentos e restringir provisoriamente a operação contestada, na medida necessária.

A Doconti não determina a titularidade dos documentos por decisão discricionária.

10.7. Obrigações legais prevalentes

Nenhuma disposição poderá ser interpretada como autorização para impedir o cumprimento de obrigações legais, direitos dos titulares dos dados, ordens judiciais ou determinações de autoridades competentes.

10.8. Registo das operações

As operações de transferência poderão ser documentadas para efeitos de segurança, auditoria e defesa de direitos, respeitando os princípios de minimização e conservação.

11.1. A Doconti poderá processar documentos através de funcionalidades de IA para as finalidades contratadas.

11.2. O tratamento poderá compreender extração de texto, identificação de campos, categorização, identificação de duplicados, deteção de inconsistências e organização de informação.

11.3. A utilização deverá observar os princípios da finalidade, minimização e segurança.

11.4. Os documentos e dados pessoais não serão utilizados pela Doconti para treino de modelos gerais de IA.

11.5. A Doconti poderá utilizar informação estatística efetivamente anonimizada, quando não seja possível identificar ou reidentificar titulares dos dados por meios razoavelmente disponíveis, para análise de desempenho e melhoria da plataforma.

11.6. Dados pessoais pseudonimizados continuam sujeitos ao RGPD.

11.7. Os resultados produzidos por IA deverão ser validados pelo Cliente antes de serem utilizados para efeitos contabilísticos, fiscais, legais ou profissionais.

12.1. Durante a subscrição, o Cliente poderá solicitar ou executar operações de eliminação de conteúdos, de acordo com as permissões e funcionalidades disponíveis.

12.2. Após a cessação contratual, a Doconti disponibilizará o período de exportação previsto nos Termos de Utilização.

12.3. Terminado esse período, os dados sujeitos a eliminação serão removidos dos sistemas ativos de acordo com os procedimentos técnicos e contratuais aplicáveis.

12.4. Cópias de segurança residuais poderão permanecer durante o ciclo técnico de retenção previamente definido, ficando protegidas contra utilização ordinária.

12.5. Os dados cuja conservação seja legalmente obrigatória poderão ser mantidos pelo período estritamente necessário e com acesso restrito.

12.6. A eliminação de dados pessoais respeitará o RGPD e as instruções válidas do responsável pelo tratamento.

13.1. O acesso técnico aos conteúdos dos Clientes apenas será efetuado quando exista finalidade legítima e necessidade demonstrável.

13.2. Sempre que o suporte exigir visualização de documentos reais, a Doconti procurará utilizar mecanismos de autorização, minimização e registo.

13.3. A Doconti poderá recorrer a elementos técnicos e informação anonimizada para diagnosticar erros sem consultar o conteúdo integral dos documentos.

13.4. O acesso a conteúdos não será utilizado para fins comerciais, concorrenciais ou alheios à prestação do serviço.

14.1. O incumprimento contratual poderá determinar suspensão das funcionalidades de processamento ou carregamento.

14.2. A Doconti poderá impor restrições proporcionais por motivos de segurança ou falta de pagamento.

14.3. A suspensão não atribui à Doconti propriedade sobre os documentos.

14.4. A Doconti deverá observar os prazos contratuais de exportação e as obrigações legalmente exigíveis, incluindo aquelas que subsistam durante disputas de pagamento.

14.5. A eliminação definitiva de dados obedecerá aos procedimentos previstos, e não poderá ser utilizada para impedir ilicitamente o exercício de direitos.

15.1. A Doconti poderá disponibilizar informação quando exista obrigação legal válida ou ordem de autoridade competente.

15.2. Os pedidos serão avaliados quanto à sua legitimidade e âmbito.

15.3. A divulgação será limitada à informação legalmente exigível.

15.4. Sempre que não seja proibido, a Doconti procurará informar a entidade responsável pelos dados acerca do pedido.

A violação desta Política poderá determinar:

• Restrição de funcionalidades;
• Revogação de credenciais;
• Suspensão de acessos;
• Resolução contratual, quando legalmente admissível;
• Comunicação às autoridades competentes, quando exigida ou justificada.

As medidas aplicadas deverão ser fundamentadas e proporcionais.

Em matéria de tratamento de dados pessoais, prevalecem o RGPD, a legislação aplicável e o Acordo de Tratamento de Dados, na medida em que contenha condições específicas válidas.

A presente Política não prejudica direitos imperativos dos titulares dos dados nem obrigações legais de segredo profissional e confidencialidade.

Contacto de privacidade: [E-mail de privacidade — por completar]

Contacto jurídico: [E-mail jurídico — por completar]

Entidade operadora: [Denominação social — por completar]