Política de Privacidade

A Doconti reconhece a importância da proteção dos dados pessoais, especialmente no contexto da gestão documental contabilística, em que podem ser tratados dados financeiros, comerciais, fiscais, laborais e informações confidenciais.

A presente Política explica como são recolhidos, utilizados, conservados, partilhados e protegidos os dados pessoais no âmbito da utilização da Doconti.

A Doconti compromete-se a observar os princípios da licitude, lealdade, transparência, limitação das finalidades, minimização, exatidão, limitação da conservação, integridade, confidencialidade e responsabilidade, previstos no RGPD.

A plataforma é explorada por:

• Entidade: [Denominação social — por completar]
• NIPC: [NIPC — por completar]
• Sede: [Morada — por completar]
• Contacto geral: info@doconti.pt
• Contacto de privacidade: [E-mail de privacidade — por completar]
• Encarregado da Proteção de Dados: [Encarregado da Proteção de Dados, caso exista — por completar]

A Doconti poderá atuar em diferentes qualidades jurídicas consoante a finalidade do tratamento.

3.1. Responsável pelo tratamento

A Doconti atua como responsável pelo tratamento quando determina as finalidades e os meios essenciais de utilização dos dados necessários à sua própria atividade, nomeadamente:

• Registo e autenticação de utilizadores;
• Administração contratual e faturação;
• Gestão de pagamentos e subscrições;
• Comunicações operacionais;
• Apoio técnico e gestão de pedidos;
• Prevenção de fraude;
• Segurança da plataforma;
• Gestão de preferências de comunicação;
• Cumprimento de obrigações legais;
• Análise técnica e estatística do funcionamento do serviço, respeitando a minimização de dados.

3.2. Subcontratante

Relativamente aos documentos e informações tratados por instrução dos Clientes, a Doconti atua, em regra, como subcontratante, na aceção do artigo 4.º, n.º 8, e do artigo 28.º do RGPD.

Nestes casos, a Doconti não determina autonomamente as finalidades do tratamento.

O responsável pelo tratamento poderá ser o gabinete de contabilidade, a empresa cujos documentos são tratados ou outra entidade, consoante a relação jurídica e os tratamentos efetivamente realizados.

A qualificação das partes não é alterada pela simples designação contratual, prevalecendo as suas funções efetivas.

A Doconti poderá tratar, na medida necessária, as seguintes categorias.

4.1. Dados de identificação

Nome, endereço de correio eletrónico, contacto telefónico, cargo, entidade profissional, NIF ou NIPC, quando aplicável, e identificadores de utilizador.

4.2. Dados contratuais e financeiros

Plano contratado, histórico de faturação, estado dos pagamentos, referências das transações e informações de contacto para faturação.

Os dados completos de cartões de pagamento são tratados pelos prestadores de pagamentos contratados, de acordo com a sua função e as regras aplicáveis.

4.3. Dados técnicos e de segurança

Endereço IP, informações do dispositivo, navegador, identificadores de sessão, data e hora dos acessos, registos de autenticação e operações, erros técnicos e indicadores de utilização.

4.4. Documentos e dados fornecidos pelos Clientes

Poderão incluir, entre outros:

• Faturas, recibos e notas de crédito;
• Extratos e documentos bancários;
• Documentos fiscais e contabilísticos;
• Contratos e correspondência;
• Documentos comerciais;
• Documentação laboral e remuneratória;
• Identificações de trabalhadores, fornecedores e clientes;
• Dados de pessoas singulares incluídos nos documentos;
• Outros elementos legítima e necessariamente inseridos pelo Cliente.

Determinados documentos poderão conter categorias especiais de dados pessoais ou informação de terceiros. O respetivo tratamento exige fundamento jurídico, necessidade e salvaguardas adequadas.

Quando atua como responsável pelo tratamento, a Doconti utiliza os dados pessoais com os fundamentos indicados abaixo.

Quando a Doconti atua como subcontratante, a determinação dos fundamentos de licitude relativos aos conteúdos cabe ao respetivo responsável pelo tratamento.

6.1. Uma empresa ou pessoa singular poderá receber um convite para entregar documentos a um gabinete de contabilidade através da Doconti.

6.2. O convite é emitido por iniciativa e sob responsabilidade da entidade que o envia, na medida em que esta determina os destinatários e a finalidade da solicitação.

6.3. A Doconti poderá tratar os dados necessários para entregar o convite, autenticar o destinatário, receber documentos e registar a operação.

6.4. O acesso do convidado é limitado às funcionalidades e aos documentos que lhe tenham sido legitimamente disponibilizados.

6.5. A Doconti não utiliza os contactos das empresas convidadas para campanhas comerciais próprias pelo simples facto de terem sido convidadas.

6.6. Quando a Doconti atue como subcontratante, o responsável pelo tratamento deverá disponibilizar aos titulares dos dados a informação legalmente exigida.

7.1. A Doconti poderá utilizar ferramentas de inteligência artificial para extrair, organizar, reconhecer, classificar ou interpretar informação contida nos documentos.

7.2. Estes tratamentos destinam-se à execução dos serviços contratados ou de instruções documentadas do responsável pelo tratamento.

7.3. A Doconti não utiliza o conteúdo documental dos Clientes para treinar modelos gerais de inteligência artificial, criar produtos de exploração de dados de terceiros ou comercializar informação.

7.4. Os fornecedores de tecnologia de IA que recebam dados pessoais ficam sujeitos a avaliação e a condições contratuais apropriadas de confidencialidade, segurança, finalidade e utilização.

7.5. Os dados enviados a fornecedores de IA devem limitar-se ao necessário para executar cada operação.

7.6. Qualquer transferência internacional deverá cumprir os requisitos legais aplicáveis.

7.7. A Doconti não utilizará dados documentais dos Clientes para decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou significativamente similares sobre pessoas singulares, salvo se existir um enquadramento jurídico válido e forem implementadas as garantias legalmente exigidas.

Os dados poderão ser tratados ou disponibilizados, na medida estritamente necessária, às seguintes categorias:

• a) Prestadores de alojamento e infraestrutura tecnológica;
• b) Fornecedores de serviços de autenticação e segurança;
• c) Prestadores de serviços de inteligência artificial;
• d) Serviços de correio eletrónico e comunicações;
• e) Prestadores de pagamento e faturação;
• f) Prestadores de assistência técnica contratualmente autorizados;
• g) Autoridades públicas ou judiciais, quando exista obrigação legal.

A Doconti não vende bases de dados pessoais a terceiros.

O acesso por prestadores depende de uma finalidade legítima, medidas proporcionais de segurança e instrumento contratual adequado.

9.1. A Doconti privilegia, enquanto orientação de arquitetura e contratação, o tratamento e armazenamento de dados no Espaço Econômico Europeu.

9.2. A localização efetiva dos serviços, incluindo os fornecedores de IA, suporte e cópias de segurança, encontra-se descrita na lista de subcontratantes publicada em [Endereço da lista de subcontratantes — por completar].

9.3. Sempre que ocorram transferências de dados pessoais para países fora do Espaço Econômico Europeu, a Doconti observará o capítulo V do RGPD.

9.4. As transferências poderão basear-se em decisão de adequação da Comissão Europeia ou em garantias apropriadas, incluindo cláusulas contratuais-tipo e medidas suplementares quando necessárias.

9.5. A existência de um fornecedor internacional não implica autorização ilimitada para utilizar os dados.

9.6. O titular dos dados poderá solicitar informações adicionais sobre as garantias aplicáveis, respeitando os deveres de confidencialidade e segurança.

A Doconti conserva os dados pessoais apenas durante o período necessário às finalidades legítimas e às obrigações legais aplicáveis.

Aplicam-se os seguintes critérios:

Dados de conta: durante a relação contratual e, após o seu termo, durante o período necessário ao cumprimento de obrigações legais, resolução de litígios e defesa de direitos.

Dados de faturação: durante os prazos legalmente exigíveis à conservação de documentação contabilística e fiscal.

Documentos dos Clientes: durante a vigência do serviço e pelos períodos definidos no Acordo de Tratamento de Dados e nas instruções válidas do responsável pelo tratamento.

Registos de segurança: durante o prazo proporcional à finalidade de prevenção, investigação e auditoria de incidentes, definido na tabela interna de conservação e divulgado quando legalmente necessário.

Dados de marketing: até à retirada do consentimento, oposição válida ou termo da finalidade, conforme aplicável.

Cópias de segurança: de acordo com os ciclos técnicos de retenção previstos na Política de Segurança e no Acordo de Tratamento de Dados.

A obrigação legal de conservar determinados documentos fiscais não significa que a Doconti esteja obrigada a alojá-los indefinidamente após a cessação do contrato.

A Doconti implementará medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo, consoante o aplicável:

• Proteção das comunicações;
• Encriptação dos dados;
• Controlo de acessos;
• Segregação lógica de ambientes e Clientes;
• Gestão de credenciais e permissões;
• Monitorização e registo de eventos;
• Cópias de segurança;
• Procedimentos de resposta a incidentes;
• Controlo de fornecedores;
• Confidencialidade das pessoas autorizadas.

A descrição das medidas efetivamente implementadas consta da Política de Segurança e da documentação contratual aplicável.

Nenhum sistema tecnológico pode garantir a eliminação absoluta de todos os riscos.

Nos termos do RGPD, e observados os respetivos requisitos, os titulares podem exercer os direitos de:

• Informação e acesso;
• Retificação;
• Apagamento;
• Limitação do tratamento;
• Portabilidade;
• Oposição;
• Retirada do consentimento;
• Não sujeição a determinadas decisões exclusivamente automatizadas.

Os pedidos relativos aos tratamentos pelos quais a Doconti seja responsável poderão ser enviados para [E-mail de privacidade — por completar].

A Doconti responderá nos prazos previstos na legislação aplicável, em regra no prazo de um mês, sem prejuízo das prorrogações legalmente admitidas.

Quando o pedido disser respeito a documentos tratados pela Doconti por conta de um gabinete ou outra entidade, poderá ser encaminhado para o responsável pelo tratamento competente.

A Doconti prestará a assistência que legal e contratualmente lhe caiba.

13.1. A eliminação de uma conta não determina necessariamente o apagamento imediato de todos os registos pessoais relacionados com pagamentos, obrigações legais ou segurança.

13.2. Relativamente aos conteúdos dos Clientes, a devolução ou eliminação será efetuada segundo as instruções legítimas do responsável pelo tratamento e o Acordo de Tratamento de Dados.

13.3. A portabilidade de dados pessoais obedece aos requisitos e limites do artigo 20.º do RGPD e não equivale, necessariamente, ao acesso integral a todos os documentos comerciais, profissionais ou confidenciais existentes na plataforma.

13.4. A Doconti protegerá os direitos de terceiros e a confidencialidade das informações que não possam ser legitimamente divulgadas.

A Doconti poderá utilizar cookies e tecnologias de armazenamento local para assegurar:

• a) Autenticação e manutenção de sessões;
• b) Segurança e prevenção de fraude;
• c) Funcionamento técnico da aplicação;
• d) Preferências legítimas do utilizador;
• e) Medição de desempenho e análise de utilização, quando permitida;
• f) Marketing e publicidade, quando aplicável e devidamente autorizado.

Os cookies estritamente necessários podem ser utilizados nos termos permitidos por lei.

Os cookies não essenciais dependem de consentimento prévio, quando legalmente exigido.

O utilizador poderá aceitar, rejeitar ou gerir categorias de cookies através do respetivo mecanismo de preferências.

A lista real de cookies, finalidades, fornecedores e períodos de duração deverá ser disponibilizada em Política de Cookies.

A Doconti poderá enviar comunicações relativas a funcionalidades, novidades ou campanhas nos termos permitidos pela legislação aplicável.

As comunicações promocionais estarão sujeitas ao fundamento jurídico apropriado e deverão disponibilizar mecanismo simples de oposição ou cancelamento, conforme exigido por lei.

As mensagens operacionais essenciais à execução contratual não são consideradas, por essa circunstância isolada, comunicações publicitárias.

16.1. A Doconti manterá procedimentos para deteção, investigação, contenção e documentação de incidentes de segurança.

16.2. Quando atuar como subcontratante, comunicará ao responsável pelo tratamento as violações de dados pessoais de que tenha conhecimento, sem demora injustificada.

16.3. Quando atuar como responsável pelo tratamento, avaliará a necessidade de notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados e aos titulares afetados, nos termos dos artigos 33.º e 34.º do RGPD.

16.4. A comunicação pública de incidentes respeitará os requisitos legais, a segurança dos sistemas e os direitos dos intervenientes.

Sem prejuízo de outros meios administrativos ou judiciais, os titulares dos dados poderão apresentar reclamação junto da:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)

Website: www.cnpd.pt

A Doconti poderá atualizar a presente Política sempre que ocorram alterações legais, tecnológicas ou organizacionais relevantes.

Alterações materiais serão comunicadas através de meios adequados.

Será mantida informação sobre a versão em vigor e a data da última atualização.

Para questões sobre esta Política, proteção de dados ou exercício de direitos:

Entidade: [Denominação social — por completar]

Email: [E-mail de privacidade — por completar]

Morada: [Morada — por completar]